Upphandlingsdialog om fossilfria transporter - långsiktighet och samverkan som framgångsfaktorer

Dialogen riktade sig till offentliga upphandlare och aktörer inom transportbranschen. Bland deltagarna fanns representanter från Nora kommun, Örebro kommun, Region Örebro län, Laxå och Hallsberg samt upphandlare från flera andra kommuner i länet, liksom Svealandstrafiken, Länsstyrelsen Örebro län samt aktörer från transportnäringen, bland annat Närkefrakt och DHL.

En gemensam vilja men olika perspektiv

Det tydliga budskapet från de privata aktörerna var behovet av långsiktighet. För att våga investera i omställningen behöver det finnas stabila och tydliga avtalsvillkor. Avtalen behöver vara tillräckligt långvariga och förutsägbara för att möjliggöra investeringar i ny teknik och klimatsmarta lösningar.

Samtidigt uttryckte upphandlarna en utmaning i att formulera krav på ett sätt som är enkelt att förstå, genomföra och följa upp. Dialoger likt denna inför upphandling lyftes därför som ett kraftfullt verktyg, inte enbart för att hitta rätt drivmedelsslag eller teknik, utan för att förstå branschen som helhet och dess möjligheter att leverera på olika krav. Upphandlarna ansvarar för en bredd av upphandlingar, inte bara transporter, och kan inte förväntas vara experter på transportbranschens olika förutsättningar.

Uppföljning, fortsatt en öppen fråga

Uppföljningsfrågan bedömdes som en av de största utmaningarna. Dels för att ansvaret inte alltid är tydligt (är det upphandlarens ansvar eller behovsägarens ansvar att sköta uppföljningen), dels tidsaspekten av uppföljningen. Det är ett tidskrävande arbete att följa upp avtalen. Alternativ som lyftes var:

• kontinuerlig dialog och uppstartsmöten tidigt i avtalsperioden för att tydliggöra vad som ska följas upp och hur
• mätbara mål, gärna i någon form av transportarbete
• digitala uppföljningsverktyg skulle underlätta uppföljningen
• samverkansmodeller med positiva drivkrafter snarare än vite 

”Hellre samarbete och utveckling än sanktioner. Vi måste skapa förutsättningar för att lyckas, inte bara kontrollera när det inte görs.” Det finns idag digitala följesedlar inom bygg- och anläggningssektorn där Trafikverket är drivande. Däremot ser branschen svårigheter att utveckla systemet vidare. DHL säger att varje gång det finns en försändelse i deras system går den att spåra med utsläpp och drivmedel.

Offentlig sektor måste bli ett föredöme

Ett viktigt inspel var att den offentliga sektorn har ett ansvar att ligga i framkant och driva utvecklingen. Det konstaterades att rätt pris inte alltid är det billigaste.

En hållbar upphandling måste ta hänsyn till klimatpåverkan, arbetsvillkor, leveranssäkerhet, innovationskraft och långsiktig konkurrenskraft.

Region Örebro län har tillsammans med länets kommuner och Länsstyrelsen Örebro län tagit fram en avsiktsförklaring för fossilfria drivmedel i offentlig upphandling som ska styra upphandlingen av transporter mer mot fossilfria alternativ och främst el, biogas och vätgas när det är möjligt. Läs hela avsiktsförklaringen här:

Samarbetsformer där leverantören involveras tidigt ansågs skapa bättre förutsättningar för ett lyckat resultat än rena sanktionsmodeller. Detta kan skapas genom nya upphandlingsformer som konkurrenspräglad dialog men även genom att påbörja marknadsdialoger inför upphandlingar. Samtidigt är det viktigt att den politiska styrningen harmonierar med marknadens faktiska möjligheter, så att kraven kan leda till utveckling och inte blir ett hinder för deltagande. Genom marknadsdialoger kan detta förhindras. Slutligen kopplades krisberedskap tydligt samman med klimatarbetet, eftersom robusta och hållbara transportlösningar stärker samhällets förmåga att hantera både långsiktiga och akuta utmaningar.

Vägen framåt

Deltagarna såg tydligt behovet av att fortsätta omställningen tillsammans och betonade vikten av att kombinera långsiktighet med flexibilitet i framtida upphandlingar. Marknadsdialog bör bli en naturlig del inför transportintensiva upphandlingar, då den skapar förståelse för branschens möjligheter och utmaningar. Uppföljningen behöver utvecklas, gärna med stöd av digitala verktyg så att den inte enbart handlar om kontroll utan även bidrar till utveckling. Den offentliga sektorn har en viktig roll som förebild och drivkraft i omställningen, men vägen framåt kräver nära samarbete med branschen för att lyckas.